ASSISTANT OU ASSISTANTE DE LA CHEFFE DE SERVICE PMI MDD LOUDÉAC

Appui administratif et organisationnel au chef/à la cheffe de service
- Élaborer, actualiser, sécuriser et diffuser les courriers, notes, rapports, comptes rendus et procédures internes
- Assurer la préparation, l’organisation et le suivi formalisé des réunions (réservation de salles, ordre du jour, relevés de décisions) 
- Gérer l’agenda et les priorités du chef de service dans une logique d’optimisation et de continuité de service 
- Mettre en place et suivre des outils de pilotage (tableaux de bord, indicateurs, échéanciers) 
- Contribuer à la production du rapport d’activité 
- Assurer la gestion documentaire du service (GECO) dans une logique de traçabilité, de partage et d’actualisation 
- Assurer le suivi administratif des conventions en lien avec la direction MDD et le siège PMI 
- Assurer l’interface entre le siège PMI et le territoire

Gestion administrative et continuité de service
- Organiser et tracer l’accueil des stagiaires (instruction des demandes, conventions, suivi) 
- Coordonner l’accueil des nouveaux agents et des stagiaires (formalisation des parcours d’intégration) 
- Assurer la continuité de l’accueil téléphonique et, ponctuellement, physique, du secrétariat de territoire 
- Gérer, classer et archiver les dossiers modes d’accueil dans le respect des règles d’archivage et de confidentialité 
- Participer à la gestion logistique du service (stocks, commandes des référentiels, livrets départementaux...) 

Instruction et suivi des modes d’accueil
- Instruire administrativement les dossiers relatifs aux modes d’accueil collectifs (EAJE, ACM) et individuels, dans le respect des cadres réglementaires en vigueur 
- Assurer le suivi des dossiers d’assistants maternels, notamment exerçant en MAM 
- Collaborer avec les professionnels de secteur et l’encadrement aux dossiers nécessitant une analyse partagée 
- Assurer le suivi administratif des dossiers ACM en lien avec le chef de service 
- Effectuer en collaboration avec le chef de service les visites d’évaluation des ACM 
- Garantir la complétude, la fiabilité et la traçabilité des dossiers instruits 
- Tenir à jour les outils de suivi et de contrôle des modes d’accueil 

Suivi réglementaire et gestion des situations à risque 
- Tenir et actualiser les échéanciers réglementaires (agréments, contrôles, obligations de sécurité, dispositifs nationaux…)
- Constituer, suivre et sécuriser les dossiers susceptibles de contentieux, en lien avec la hiérarchie
- Assurer la gestion administrative des informations préoccupantes en lien avec les modes d’accueil, dans le respect des procédures en vigueur
- Préparer les dossiers présentés en Commission Consultative Paritaire Départementale (CCPD)
- Assurer l’instruction et le suivi des courriers relatifs aux situations individuelles ou sensibles

Accueil, information et coordination
- Assurer l’accueil, l’information et l'orientation des usagers (assistants maternels, porteurs de projets, partenaires) 
- Participer aux réunions départementales et groupes de travail en lien avec les missions 
- Contribuer à la coordination entre le service PMI et ses partenaires 
- Participer à la dynamique collective et aux projets du service 

Activités complémentaires
Au titre de la continuité de service, en l’absence du secrétariat de territoire :
- assurer le suivi des dossiers modes d’accueils individuels
- contribuer à la programmation et l’organisation des BSEM
- assurer le suivi de l’activité de terrain