CHARGÉ OU CHARGÉE D'INSTRUCTION APA

1. Instruction des demandes d'Allocation Personnalisée d'Autonomie 

• sur un secteur géographique donné, vous assurez la réception et la vérification du contenu du dossier de demande (domicile, accueil familial et petites structures) en lien éventuel avec les usagers, la mairie, et les établissements ;
• vous enregistrez et procédez à la saisie des éléments du dossier sur un logiciel spécifique (IAS) ;
• vous produisez des courriers type notamment l'accusé de réception, la réclamation de pièces manquantes... ;
• vous assurez la gestion des renouvellements ;
• vous classez et relancez les dossiers mis en attente (incomplets, hospitalisations…).

2. S'agissant de la commission départementale APA

• vous préparez les bulletins médicaux, selon l'ordre du jour ;
• après la commission, vous assurez le classement des différentes pièces dans les dossiers.

3. S'agissant du suivi de la demande d'APA

• après retour et accord de la personne sur le plan d'aide proposé par l'équipe médico-sociale, vous renseignez sur IAS les dates d'effet du plan d'aide ;
• vous éditez et contrôlez la notification de la décision, la diffusez et l'adressez au bénéficiaire ;
• vous pouvez être amené à préparer des courriers en lien avec l'évaluateur/évaluatrice ;
• vous mettez à jour le contenu du dossier selon son évolution (décès, hospitalisation…) et, à ce titre, êtes responsable de l'application des bonnes procédures informatiques, hormis la partie plan d'aide dévolue à l'évaluateur/évaluatrice.

4. S'agissant du contrôle de l'effectivité de la demande

• vous contrôlez le respect du plan d'aide APA (domicile, famille d'accueil et petites structures) au regard du plan d'aide autorisé et procédez au calcul des sommes à verser, et demandez le cas échéant les pièces justificatives nécessaires ;
• vous calculez les trop-perçus d'APA et communiquez les informations aux agents chargés de mettre en œuvre la récupération et d'assurer les liaisons écrites sur le sujet ;
• vous  travaillez en lien avec les agents chargés du paiement de l'allocation, de manière à ajuster au plus près les opérations de régularisation avant mise en paiement ;
• vous informez les évaluateurs/évaluatrices des changements intervenus dans la "consommation" du plan d'aide et leur signalez les situations qu'il conviendrait de réexaminer.

5. S'agissant des contacts avec les usagers et partenaires

• Vous  assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers et de leur famille en délivrant l'information générale sur l'allocation et son fonctionnement ;
• Vous renseignez les usagers et donnez une réponse aux premières questions de ceux-ci en matière d'instruction ou de suivi de l'APA. Dans le suivi des dossiers, vous dirigez les demandes particulières vers les évaluateurs/évaluatrices ;
• Vous alertez les évaluateurs/évaluatrices ou la cheffe de service de situations complexes ou nouvelles et en proposez le règlement.

En cas d'absence d'agents instructeurs, vous assurez la continuité de l'instruction des demandes des autres secteurs afin de garantir le respect des délais légaux d'instruction et répondez aux demandes d'informations. Vous êtes également amené à trier le courrier en l'absence de la secrétaire du service.