Au sein de la Direction Relation Elus et usagés et sous l'autorité du Chef de service Relation aux usagers et partenaires, vous assurez la collecte, le traitement, la distribution et l’expédition du courrier au sein de la collectivité.
Vous respectez les procédures et les délais tout en participant à la modernisation du service et à la mise en place progressive du traitement dématérialisé des flux de courrier.
Traitement et circulation du courrier physique
- Réception, ouverture, tri, ventilation et distribution du courrier arrivé
- Collecte et distribution du courrier interne et externe par navette ou tournée (conduite de véhicule)
-Enregistrement des courriers recommandés et suivis sur l’outil de gestion (Post Office)
- Affranchissement, pesée et conditionnement du courrier départ (machine NEOPOST)
- Mise sous pli manuelle ou mécanique (machine NEOPOST)
- Adressage et publipostage via le logiciel Flexmail
- Tenue à jour des fichiers de réexpédition et du tableau de bord de l’unité courrier
Participation au projet de dématérialisation du courrier
- Numériser et indexer les courriers reçus,
- Effectuer le routage électronique des courriers dans les circuits dématérialisés,
- Contribuer au contrôle qualité des documents scannés,
- Participer à la mise en œuvre, aux tests et à l’amélioration du nouveau système de gestion électronique du courrier,
- Accompagner les services dans l’utilisation de la nouvelle solution numérique,
- Assurer une veille et un suivi du bon fonctionnement des outils numériques de gestion du courrier.
Permis B requis
Savoirs et savoir-faire :
Respect du circuit du courrier et des procédures administratives
Maîtrise des bases des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Utilisation des applications de gestion du courrier (Post Office, Flexmail, NEOPOST)
Intérêt et aptitude pour les outils numériques (GED, parapheur électronique, workflow)
Capacité à apprendre et à s’adapter à de nouveaux logiciels
Organisation rigoureuse et respect des délais
Savoir-être :
Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
Esprit d’équipe et sens du service public
Autonomie dans l’exécution des tâches
Capacité d’adaptation face aux évolutions technologiques et organisationnelles
Ponctualité et disponibilité
Activité mobile avec déplacements internes quotidiens
Port de charges régulières (jusqu’à 20 kg)
Travail en horaires fixes avec permanences tournantes
Participation à des réunions ou formations liées à la modernisation du service
Traitement indiciaire selon les grilles statutaires + régime indemnitaire (IFSE selon groupe métier) + CNAS
Merci de déposer votre candidature en ligne en cliquant sur "POSTULER".
Si vous êtes titulaire de la fonction publique ou lauréat/lauréate de concours, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur liste d’aptitude. Pour en savoir plus sur les valeurs et atouts de notre collectivité cliquez ICI
