Travailler pour le Département des Côtes d'Armor, c’est vivre dans un environnement exceptionnel, entre mer et campagne, tout en étant à la proximité de grandes agglomérations, à 1 heure de Rennes et de Brest et à 2h15 de Paris en TGV.
C’est profiter d’un patrimoine riche et diversifié, assister à des événements culturels et sportifs à rayonnement national et bénéficier d’une offre diversifiée d'écoles et de formations universitaires et supérieures.
C'est aussi faire le choix de la coopération et de la construction collective au service de l’innovation publique, en s’inscrivant dans une organisation souple et bienveillante, attentive à la qualité de vie au travail de ses agents.
Vous êtes en charge du secrétariat et de la gestion administrative de la Direction, en lien avec l'encadrement de la MdD et les différents services de la direction.
Organiser l'agenda de la directrice et des directrices adjointes, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités, organiser les déplacements, transmettre les messages, assurer la bonne préparation des réunions.
Réaliser des prises de notes et des comptes-rendus de réunions à la demande de la Direction, mettre en forme des travaux de bureautique.
Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction : recevoir, filtrer et transmettre les appels et les courriels de la boite contact de la Direction.
Assurer le suivi du courrier de la Direction : enregistrement dans PostOffice, départ et arrivée, distribution, relance, préparation des courriers de réponse.
Assurer le suivi des parapheurs de la Direction : vérification du contenu, réclamation des pièces manquantes, respect du circuit de diffusion.
Assurer l'appui logistique pour la Direction : réservation et préparation des salles pour les réunions, préparation des cafés d’accueil, suivi des stocks et achat de café/thé pour les événements importants.
Mettre à jour les annuaires téléphoniques.
Etre garante de l'actualisation du listing des partenaires du territoire en lien avec la mission développement territorial et social local.
Contribuer à l’animation de la Direction par l'accompagnement des services dans la préparation des temps forts et l'organisation de temps de convivialité, recensement des attentes des agents.
Contribuer à la bonne circulation de l’information au niveau de la Direction et de la collectivité : gestion des espaces Geco pilotés par la Direction, des mails d’information générale et d’information par site, en lien avec les coordinatrices de site.
Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants et nouvelles arrivantes : organisation des temps de rencontre avec la Direction, mise à jour des outils d’accueil, aide à la découverte de l’Institution.
Assister la Directrice et les directrices adjointes, dans le suivi de dossiers administratifs : mise à jour des outils de suivi et de pilotage, recherche d’informations, recollement de données, préparation de courriers et de rapports.
Appui administratif au service éducation : aide à l'organisation des rencontres dans les collèges avec les élus et élues et des temps forts du service.
Appui administratif à l'assitanste RH et aux coordinatrices de site, en cas d'absence et pendant les congés.
Activités complémentaires :
Appui à l'accueil social en cas de situation exceptionnelle (ex : animation fonctionnelle des chargés ou chargées d'accueil)
Ambassadrice développement durable
Gestionnaire GECO pour la direction
Appui ponctuel aux directions adjointes
Gérer les priorités et hiérarchiser
Utiliser des logiciels métiers (Post-Office, Sesame, Calipso, Geco)
Maîtriser les outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Connaissance de l'environnement territorial
Aisance relationnelle
Sens de la communication
Capacité à alerter
Sens de l’organisation
Discrétion professionnelle
Respect de la confidentialité
Esprit d’initiative
Travail prolongé sur écran
Télétravail possible
Traitement indiciaire selon les grilles statutaires + régime indemnitaire (IFSE selon groupe métier) + CNAS
Travail prolongé sur écran
Télétravail possible
Merci de déposer votre candidature en ligne en cliquant sur "POSTULER".
Si vous êtes titulaire de la fonction publique ou lauréat/lauréate de concours, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur liste d’aptitude.
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